Le Bureau de Projets

BUREAU DE PROJETSLes décisions prises dans le contexte d’un projet peuvent affecter d’autres projets de l’organisation, de manière imprévue et le plus souvent nuisible, et ceci, couplé au manque de réserves en ressources, peut par la suite obliger l’organisation à faire un stop du projet. Pour faire face à ces problèmes et limiter les risques, nous devons ’établir une fonction de coordination de l’ensemble des projets, de manière transverse à l’organisation, pour fournir l’infrastructure et les compétences nécessaires à la maîtrise de ces multiples projets.

Cette fonction est le «Bureau de Projets», ou «Project Management Office».

L’Entreprise doit évoluer en permanence sous la pression de forces et évènements – internes ou externes – et cette évolution l’engage constamment à lancer de nouveaux projets, à modifier des projets en cours voire à abandonner certains d’entre eux.

On parlera de Portefeuille de Projets, dès qu’il s’agit de plusieurs projets concernant une même Entreprise. Ces projets s’inscrivent dans la stratégie de l’Entreprise.

Ces projets devront faire face à de nombreuses difficultés. Tout au long de leur cycle de vie, ils sont soumis à des risques divers, dont certains peuvent mettre en péril tout ou partie de l’Entreprise. De nombreux exemples pourraient être cités, ce n’est pas l’objet de ce papier.

Les projets de l’Entreprise impliquent la participation de nombreux acteurs, internes et/ou externes, de métiers différents, consomment des ressources de différente nature, et se déroule dans le temps selon un scénario dans le cadre de budgets significatifs.

A chaque fois que nous voulons entreprendre, nous entrons dans la logique de Projet et nous devons nous préoccuper de l’intérêt et de la faisabilité de ce Projet. En particulier répondre aux sept questions :

Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi.

  1. Quoi : Vision du projet, Architecture prévue – Livrables
  2. Qui : Les acteurs (Maître d’ouvrage, maitre d’œuvre, comités, sponsors, métiers …)
  3. Où : A quel(s) site(s) le projet est-il dédié ?
  4. Quand : Dates principales, début, fin au plus tard, étapes importantes
  5. Comment : Solutions alternatives, méthodes, moyens, ressources mises en œuvre
  6. Combien : Budget, quels coûts, quels avantages, ROI etc.
  7. Pourquoi : Buts, objectifs

D’autres paramètres sont à prendre en compte comme la nature et la faisabilité du projet, compte tenu de son environnement : difficultés de réalisation,  d’exploitation, changement, risques – culturels, politiques, financiers, sociaux … Sur un autre plan, les priorités relatives, les relations de subordination entre plusieurs projets seront des facteurs déterminants.

Pour en savoir plus ….

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